Firmy velmi často uvažují o úspoře nákladů na tisk, zejména v období, kdy jim končí vázanost smlouvy na pronájem tiskového zařízení, které doposud využívali. Ačkoliv mají dobrý záměr, ne vždy dokážou nabízené varianty správně vyhodnotit, potažmo ne vždy správně zadají poptávku tak, aby skutečně mohli ušetřit náklady na tisk.
Co je důležité při zadávání poptávky?
Neřiďme se tím, co v tuto chvíli máme, možná máme A4 tiskárnu a A3 formáty potřebujeme pouze velmi zřídka, nicméně vytiskneme měsíčně více, než 3000 stran. V tu chvíli pro nás paradoxně může být zajímavější pronájem A3 zařízení v porovnání s pronájmem A4 zařízením a to zejména proto, že tonery do A4 zařízení mohou být finančně nákladnější než do A3 a zároveň mohou mít mnohem menší kapacitu. Samozřejmě to může být i zcela naopak. Proto do poptávky nespecifikujeme typ zařízení. Je třeba uvádět předpokládané množství výtisků, upřesnit, v jakém poměru budou barevné a černobílé, zda alespoň občas (jak často) tiskneme A3 formát, kolik lidí bude tiskárnu obsluhovat, zda máme možnost umístit tiskárnu kamkoliv na podstavec, protože pokud pro ni máme vyhrazeno malé místečko někde na našem pracovním stole, není variant k výběru mnoho… Na dodavateli pak necháme, aby nám navrhl nejekonomičtější variantu. Porovnat nabídky si pak můžeme nejen podle měsíční ekonomické náročnosti, ale i podle toho, na jak dlouhou dobu se smluvní vztah sjednává a zda po jeho uplynutí bude tiskárnu možno odkoupit. To jsou všechno parametry, které je třeba zvážit a do kalkulace zahrnout.